Automatiseer je business en bespaar tijd!
Tegenwoordig zijn we allemaal druk en hebben we bijna allemaal te weinig TIJD.
Als ondernemer is je bedrijf je ziel en zaligheid en steek je hier (onbewust) heel veel tijd in. Maar je merkt ook wel dat het je veel energie kost en dat je graag ook voldoende tijd door wilt brengen met je gezin. En ook wel eens een weekendje weg wilt zonder je laptop mee te zeulen…
Het afgelopen jaar ben ik onzettend aan het zoeken geweest naar meer rust, overzicht en balans en besefte ik dat er zaken waren die zeker efficiënter zouden kunnen
Ik ging op onderzoek uit naar de mogelijkheden om zaken te automatiseren.
Waar ik achter kwam is dat de meningen over het automatiseren enorm verdeeld zijn.
Toen ik net startte met mijn bedrijf dacht ik: ‘Dat komt allemaal later wel’
En ik vond het in veel gevallen toch ten koste gaan van het persoonlijke contact met klanten.
Ik vond het raar om je Social Media berichten van tevoren in te plannen en E-mailmarketing vond ik onpersoonlijk. Maar daar ben ik van teruggekomen.
Mijn vraag aan jou is daarom of jij tevreden bent met de tijd die je in het opzetten van je bedrijf stopt, of, als je al wat langer bezig bent, met de tijd die je aan je bedrijf besteedt?
Dit is in mijn geval namelijk echt wel de allergrootste uitdaging wat betreft het ondernemerschap:
Het goed verdelen van je tijd.
Mijn nummer één reden om voor mezelf te starten was namelijk meer vrijheid EN tijd voor mijn gezin. Ik zocht een betere balans, wilde er meer kunnen zijn voor mijn kinderen en wilde niet elke ochtend om 7.15 uur bij de oppas staan, om er vervolgens na zessen weer aan te bellen.
Ik startte niet echt in de meest gunstige tijd met mijn bedrijf. Na mijn opleiding, inschrijving bij de KVK, en het opzetten van de basis van mijn bedrijf, gaf ik mijn baan op om vol voor het ondernemerschap te gaan. Maar liefst 4 weken daarna begon de Corona-ellende… Kort daarna zat ik thuis met 2 kids: Succes met het opstarten van je bedrijf ?
Wie had toen kunnen bedenken dat we er een jaar later nog steeds mee zouden zitten…
Het afgelopen jaar was hard werken. Ik heb veel avonden en weekenden gewerkt. Precies wat ik NIET meer wilde. Maar met 5 dagen per week 2 rondrennende kids schiet het overdag niet zo op ?
Maar: Het is wat het is. Ik ben niet iemand die bij de pakken neer gaat zitten.
Wel heb ik heel veel geleerd over het efficiënt indelen van mijn tijd.
Elk uur DAT de kinderen op school zaten wilde in productief besteden. Ik besefte me al snel dat ik enerzijds een stapje terug mocht doen, en dingen wat los moest laten. Anderzijds zag ik ook kansen omdat er zaken waren in mijn bedrijf die efficiënter konden. Ik kwam erachter dat er echt VEEL te automatiseren is zonder dat het ten koste gaat van het persoonlijk contact. Het scheelt je gewoon heel veel tijd om niet steeds dezelfde teksten te tikken of hetzelfde gesprek voeren.
Is er extra persoonlijke aandacht nodig, dan kan dat alsnog. Maar door te automatiseren ondervang ik een steeds groter deel, waardoor alles soepel loopt.
Het afgelopen jaar heb ik heel wat zaken geautomatiseerd, en efficiënter ingericht.
En die tips deel ik graag met je, zodat je er eens over kunt denken of jij hier nog wat van op kunt steken.
Komen ze: ?
1. Ik ben gaan werken met Trello, voor mijn eigen planning en to-do lijstjes EN voor de communicatie met mijn klanten.
Dit is niet per se automatiseren maar is voor mij wel echt een geweldige tool die me heel veel tijd bespaard, en heel veel overzicht geeft:
Ik wilde heel lang niet aan de online tool. Daarna probeerde ik wel eens wat maar ik werd er niet echt blij van. Het kostte me meer tijd dan dat het me opleverde.
Maar toen was daar TRELLO.
Oh oh, wat een Timesaver dit!
Geen eindeloze onoverzichtelijke to-do lijstjes meer maar HUP inplannen, doorplannen en verwijderen.
Geen heen en neer gemail meer met klanten en weer 10 mails doorspitten om te kijken in welke mail ook alweer die ene links, de huiskleuren of het antwoord op een van mijn vragen stond. Nee, alles heerlijk overzichtelijk, gecategoriseerd bij elkaar. GE-WEL-DIG
2. Ik werk met Lastpass. Dat deed ik vanaf het begin al, maar ik benutte zeker niet alle mogelijkheden. Lastpass is een online tool waarin je al je wachtwoorden op kunt slaan zodat je er nooit meer een vergeet en altijd direct in kunt loggen. (Geloof me, het zoeken naar, of opnieuw aanvragen van wachtwoorden kostte mij altijd echt veel tijd)
3 .Ik plan mijn social media berichten vooraf in waardoor ik niet elke week opnieuw hoef te bedenken wat ik wil graag schrijven. Ik schrijf er meteen een aantal als ik inspiratie en zin heb en plan deze in in later zodat ik daar niet wekelijks op hoef te gaan zitten broeden. Komt er spontaan iets in me op dan deel ik dat alsnog! En stories maak ik altijd ter plekke.
4. Ik ben gaan werken met een e-mailmarketingsysteem. In eerste instantie dacht ik:
‘Hmmm lekker persoonlijk.’ Maar als je op het punt bent dat je meerdere mensen wilt bereiken, online diensten of trainingen wilt verkopen of een band op wilt bouwen met je volgers, dan wordt het knap lastig om die mensen allemaal persoonlijk te mailen. Dat KAN, maar dan houd je te weinig tijd over voor de rest van je bedrijf.
Ik ontdekte de mogelijkheden van emailmarketing. Hoe fijn het is om bepaalde stappen te automatiseren en de mogelijkheden om alsnog persoonlijk contact te hebben! Ik zie nog steeds ondernemers die hun gratis e-book handmatig verzenden naar iedere klant.
Zonde!
5. Ik heb Woocommerce geïnstalleerd op mijn website zodat mensen zelf een training kunnen kopen op mijn website. Alles gaat automatisch. Woocommerce is weer gekoppeld met Mollie, een online betalingssysteem, waardoor ook de betaling automatisch gaat.
6. Ik heb Moneybird gekoppeld aan mijn website zodat er automatisch een factuur verstuurd wordt nadat er een product wordt gekocht. Dit scheelt weer tijd wat betreft administratie.
7. Ik heb een Calendly-account aangemaakt waarmee mensen automatisch afspraken kunnen maken op mijn website.
Heel eerlijk, hij staat nog niet op mijn website omdat ik (ja echt…) nog steeds heel graag met een papieren agenda werk dus nog even over moet gaan schakelen naar de online agenda.
In progress…
8. Ik zet mijn Instagram en Facebooknotificaties uit tijdens mijn werk. Ik heb bepaalde ‘Telefoonkwartiertjes’ dat ik er op mag kijken ? Eerlijk: Lukt echt niet altijd. Still learning, maar dit bespaart mij nu al zeker 2 uur per week! Dat zijn er toch weer 2 he ?
9. Ik heb de hulp ingeschakeld van een webdeveloper die helemaal blij wordt van technisch geneuzel. Ik krijg daar namelijk totaal geen energie van. Hij zorgt voor het technisch onderhoud zodat ik me bezig kan houden met zaken waar ik blij van word.
Ook echt iets wat ik geleerd heb: UITBESTEDEN. Uitbesteden waar je niet blij van wordt. Dat kost GELD maar het levert je TIJD en ENERGIE op. En daardoor komt dat geld uiteindelijk bij je terug!
10. Ik maakte mijn eerste online programma/training voor startende ondernemers.
Zelf volgde ik het eerste jaar online training na online training. Ik vond het super om op deze manier zoveel kennis en informatie op te doen.
Al vanaf het begin had ik de droom om zelf zo’n online programma op te zetten. Omdat ik veel één op één werkte deelde ik veel informatie dubbel. Na een derde gesprek over een weggever, Seo of emailmarketing besefte ik me dat ik hier veel tijd aan kwijt was en de informatie als het ware ‘vervloog’.
Ook vroegen klanten me vaak of ik de info nog eens na wilde mailen, zodat ze het nog eens terug konden kijken. Dan zat ik weer braaf een half uur te typen op een mail of maakte ik een instructie video om ze verder te helpen, maar als snel dacht ik: Dit kan efficienter!
Ik besloot de stoute schoenen aan te trekken, niet te wachten tot ik er ‘klaar’ voor was maar om het gewoon doen! 6 weken laten was mijn eerste online training een FEIT.
Daarna volgde al snel meerdere trainingen.
Het voordeel van een online training is dat het schaalbaar is: Je steekt er éénmailig veel tijd in maar daarna kun je hem automatisch 10, 20, 100 of 500 keer verkopen. Je deelt alsnog je kennis, maar dan gebundeld in een schaalbaar product! En dat levert echt tijd en ruimte in je agenda op!
Eind dit jaar lanceer in mijn nieuwe online programma waarin ik je alles ga leren over het automatiseren van je bedrijf en het inzetten van online trainingen/programma’s.
Wil je hier meer over weten, schrijf je dan even in voor mijn nieuwsbrief of houd mijn Instagram in de gaten. Ik deel hier binnekort meer over.
Yes, dat waren ze! Mijn 10 tips om te automatiseren en tijd te besparen!
Hopelijk heb je er wat aan.
En als je nou denkt hé tell me more about it: Stuur me gerust even en berichtje dan deel ik graag mijn ervaringen met je!